聲像檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
        在文字檔案嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膫鞒猩?，聲像檔案更能體現(xiàn)當(dāng)年當(dāng)日當(dāng)時(shí)站區(qū)運(yùn)營(yíng)的原貌，是最能客觀、真實(shí)記載站區(qū)發(fā)展歷史的檔案資料，是站區(qū)檔案的重要組成部分。雖然，聲像檔案數(shù)據(jù)占檔案總件數(shù)比例很少，但所起到的檔案佐證作用卻是其他類(lèi)型檔案無(wú)法代替的。它與文字檔案一同還原和再現(xiàn)了歷史，是珍貴的檔案資料。
        雄縣收費(fèi)站自1998年12月開(kāi)通以來(lái)，聲像檔案承載了運(yùn)營(yíng)工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，收費(fèi)設(shè)施更新、辦公環(huán)境改善、團(tuán)隊(duì)建設(shè)進(jìn)展、服務(wù)面貌提升、制服款式更迭，在一份份聲像檔案中，交通事業(yè)的發(fā)展變遷和員工團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)軌跡生動(dòng)的躍入眼簾、映入腦海。但目前，聲像檔案的管理遠(yuǎn)沒(méi)有文字檔案的完善和健全，那么如何做好聲像檔案管理呢？先要從管理現(xiàn)狀說(shuō)起：
        （一）對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)不足。普遍存在的一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)是：只有上級(jí)文件、紅頭文件才是檔案，而不重視它們?cè)诠ぷ骰顒?dòng)中應(yīng)用、推廣而形成的照片、錄音等，造成了聲像檔案的流失，致使檔案不齊全、不完整，從而不能得到有效利用。
        （二）缺乏日常聲像資料收集。聲像檔案來(lái)源于日常工作、管理現(xiàn)場(chǎng)，因此豐富的日常活動(dòng)攝錄是聲像檔案的重要來(lái)源。上級(jí)單位（領(lǐng)導(dǎo)）調(diào)研考察、路網(wǎng)升級(jí)等重大變革、練兵（會(huì)議）等重大活動(dòng)需要影像資料的真實(shí)記錄。
        （三）聲像檔案管理混亂。一是管理制度不健全。聲像檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度和有效的保障措施。二是檔案意識(shí)淡薄，聲像檔案歸檔不及時(shí)、不完整、保管不當(dāng)。其一聲像檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性，而且有其特殊的歸檔要求。以照片為例，它需要照片與底版同時(shí)歸檔，并輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶其攝錄用意。其二由于聲像檔案載體的特殊性，因此保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高。聲像檔案保管現(xiàn)狀一般都是將聲像檔案與其它檔案混存，達(dá)不到控濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)、光盤(pán)受損。這種保管聲像檔案的條件，將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。
        既然聲像檔案管理的問(wèn)題已經(jīng)被我們發(fā)現(xiàn)，那么從哪些方面入手可以更好的解決這些問(wèn)題？我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手行動(dòng)：
        （一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)。需要營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍，要讓大家都能認(rèn)識(shí)到做好檔案工作的意義，它不僅是檔案人員的事，也是立檔和運(yùn)營(yíng)事件親歷者的事，通過(guò)加大宣傳力度，豐富聲像立檔來(lái)源，及時(shí)完成聲像信息記錄，提高檔案意識(shí)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提條件。從檔案管理人員角度，要加強(qiáng)從事聲像檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，要從制度上強(qiáng)調(diào)聲像檔案的歸檔范圍，發(fā)揮聲像檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，經(jīng)常深入到科室，及時(shí)搜集有價(jià)值的聲像材料并加以收集整理。對(duì)重要的資料要打破常規(guī)，隨時(shí)將聲像資料歸檔，以防丟失遺忘。在工作方便的情況下，可直接跟蹤形成聲像資料的過(guò)程，其目的就是要真正掌握站區(qū)重要活動(dòng)的第一手資料，并對(duì)活動(dòng)的主題、背景、主要人物、時(shí)間、地點(diǎn)等有一個(gè)深刻的印象，而且做的心中有數(shù)，并對(duì)今后聲像資料的催繳、歸檔及對(duì)保證聲像資料歸檔的完整性、真實(shí)性有著很大的幫助；對(duì)日常工作中可能形成較多聲像資料的科室等立檔部門(mén)來(lái)說(shuō)，需納入聲像檔案管理歸檔范圍的重點(diǎn)，要多開(kāi)展聲像檔案管理工作的重要性宣傳，提高上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工對(duì)聲像檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)；還要協(xié)調(diào)檔案管理部門(mén)與各職能科室之間的關(guān)系，能夠及時(shí)地掌握運(yùn)營(yíng)信息，從而能夠得到進(jìn)一步的配合與支持。
        （二）嚴(yán)格制度，加強(qiáng)管理。要改善聲像檔案管理現(xiàn)狀，必須制定一套切實(shí)可行的管理辦法，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并付諸實(shí)施。從聲像材料的形成、收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一保管，都必須要有一套嚴(yán)格的制度，要防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用也應(yīng)作出明確規(guī)定。制度建立健全之后，最根本的問(wèn)題是狠抓落實(shí)。要明確責(zé)任，依規(guī)管理，做到有章可循、有規(guī)必依。
        （三）妥善保管，有效利用。收集、整理、保管聲像檔案的目的，一方面是記錄歷史的真實(shí)原貌，更重要的則是提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。針對(duì)從長(zhǎng)久保護(hù)和有效利用的角度考慮，聲像檔案要求有控濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前聲像檔案保管條件普遍不符合上述要求，那么怎么辦？
        聲像檔案獨(dú)立成卷，使用聲像檔案專(zhuān)柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放、對(duì)電子檔案的保管要使用防磁柜；嚴(yán)格控制房間溫濕度，避光，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，定期檢查等，這些是能夠做到的。
        聲像檔案管理的最終目的是為運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)的，離開(kāi)為運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)這一目的，聲像檔案管理便失去了存在的價(jià)值。從古至今，事實(shí)上檔案管理之所以能夠得到認(rèn)可與重視，就是因?yàn)樗诓煌瑫r(shí)期提供各種檔案服務(wù)的價(jià)值不同，由于它的服務(wù)價(jià)值產(chǎn)生了無(wú)限的生命力。因此，合理開(kāi)發(fā)利用聲像檔案，有效加強(qiáng)聲像檔案管理，使其全效地服務(wù)于運(yùn)營(yíng)管理工作，對(duì)一個(gè)單位的建設(shè)與發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。