淺談如何加強(qiáng)收費(fèi)站文書(shū)檔案管理工作
更新時(shí)間：2022-08-28 10:39:16點(diǎn)擊次數(shù)：1059次
作者：杜麗嬌 字?jǐn)?shù)：1967
為進(jìn)一步提升基層收費(fèi)站檔案管理水平，使檔案資料能夠更好、更有效地為收費(fèi)站生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建章立制等多項(xiàng)工作服務(wù)，下面我就結(jié)合基層收費(fèi)站檔案管理工作淺談如何做好基層收費(fèi)站檔案管理：
一、梳理大綱、明確方向。首先要做好大綱整理工作，為后期工作奠定良好的基礎(chǔ)。在前期梳理的《檔案分類(lèi)目錄表》基礎(chǔ)上，對(duì)接文件資料情況、檔案整理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，整合資源，梳理脈絡(luò)，明確大類(lèi)代號(hào)后，進(jìn)一步征求負(fù)責(zé)人意見(jiàn)，共同協(xié)商討論，最終確認(rèn)歸檔檔案名稱(chēng)、歸檔檔案周期、保管權(quán)限歸屬、歸檔文件范圍等五個(gè)方面內(nèi)容，編制出檔案管理小類(lèi)代號(hào)、檔案編號(hào)等，再通過(guò)檔案編號(hào)細(xì)化內(nèi)頁(yè)檔案目錄，制定出了收費(fèi)站檔案分類(lèi)總目錄表，為后期收集整理工作奠定了基礎(chǔ)。
二、分類(lèi)整理，裝盒成冊(cè)。按照類(lèi)別逐項(xiàng)整理，先按照檔案目錄大綱大類(lèi)序名稱(chēng)，如收費(fèi)站黨建情況資料、收費(fèi)員工作情況記錄本、收費(fèi)站特殊情況記錄本按照分類(lèi)歸檔，及時(shí)將已使用過(guò)的收費(fèi)員工作日志本按照上交順序進(jìn)行編號(hào)歸檔，按年度劃分歸檔區(qū)域，分別按照檔案名稱(chēng)，制定標(biāo)識(shí)檔案盒側(cè)面標(biāo)簽并打印裝盒。將所有檔案盒側(cè)面標(biāo)簽安裝完成后，張貼檔案編號(hào)，通過(guò)分類(lèi)，整理、編目、編寫(xiě)編制說(shuō)明，裝盒上架。
三、健全機(jī)制，強(qiáng)化管理。在檔案資料有序存檔的基礎(chǔ)下，結(jié)合實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，明確各資料保管年限、機(jī)密程度，完善檔案管理查閱、移交等制度，通過(guò)完備的制度做好收費(fèi)站的檔案管理工作。檔案管理缺乏完善制度，檔案分類(lèi)不規(guī)范。目前，我省高速公路收費(fèi)站檔案管理中缺乏以及沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度，分類(lèi)不規(guī)范，不完善的檔案管理制度不能對(duì)檔案管理中的收集和分類(lèi)工作進(jìn)行有效監(jiān)督，從而導(dǎo)致材料整理不及時(shí)或檔案材料丟失，制約了高速公路檔案管理工作的順利開(kāi)展。
四、認(rèn)真工作、規(guī)范整理。確定了檔案的保管期限和分類(lèi)順序后,就進(jìn)入檔案的裝訂、打號(hào)目錄錄入裝盒環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單,但越是簡(jiǎn)單就越容易出錯(cuò),因此一定要做到認(rèn)真、仔細(xì)。就拿裝訂文件來(lái)說(shuō),對(duì)頁(yè)數(shù)較多的檔案應(yīng)實(shí)行三孔一線(xiàn)裝訂法,少頁(yè)的可直接用雙面膠粘到一起。裝訂時(shí)一定要注意每份文件的針孔間距、頁(yè)邊距要一樣,否則裝訂出來(lái)會(huì)不太美觀(guān)。打號(hào)也同樣如此,打號(hào)時(shí)數(shù)字及各刻章要配套使用,大小相同,油墨均勻,從而使所有文件都統(tǒng)一、整潔、規(guī)范，錄入目錄時(shí)要注意錯(cuò)別字和錄入項(xiàng)目的完整,裝盒時(shí)要放入目錄表,對(duì)可以互見(jiàn)的文件進(jìn)行標(biāo)注,以備查詢(xún)。
最后檔案管理人員要做好記錄、整理、保管工作，并做好防潮、防蛀、防霉工作。以保證所需時(shí)能夠迅速、準(zhǔn)確地查找檔案資料。一、檔案的收集要全面 ，檔案的收集是檔案整理的第一步，檔案資料的齊全與否直接影響著整體檔案的利用價(jià)值。因此，這就要求檔案員在收集檔案時(shí)一定要面面俱到，對(duì)上級(jí)來(lái)文以及站內(nèi)發(fā)文、會(huì)議記錄、年度榮譽(yù)錄、人員信息、職工培訓(xùn)、安全內(nèi)頁(yè)資料、責(zé)任狀等本站產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全。為了防止檔案資料的丟失，最好采取統(tǒng)一收集的形式，可在新一年的年初對(duì)所有日常檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行清理，同時(shí)對(duì)各科室的檔案資料進(jìn)行收集，統(tǒng)一更新替換，確保檔案資料的齊全。 二、檔案的分類(lèi)要合理 檔案的分類(lèi)是檔案整理中的關(guān)鍵一步，檔案的分類(lèi)是否合理不但直接關(guān)系到檔案保管的便利與否，還直接決定著檔案工作的成效。由于收費(fèi)站科室設(shè)置比較單一，目前比較普遍采用的是年度——問(wèn)題分類(lèi)法，即同一年度同一保管期限內(nèi)將相同問(wèn)題的文件資料放到一起。這時(shí)，有兩點(diǎn)要提起注意： 一是保管期限的分類(lèi)。保管期限的分類(lèi)是檔案分類(lèi)的開(kāi)始，要嚴(yán)格按照本單位檔案資料保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)于永久和長(zhǎng)期保存的文件分類(lèi)要特別慎重，不確定的文件最好實(shí)行“就長(zhǎng)不就短”的原則，以防因檔案資料使用時(shí)因存放時(shí)間過(guò)短已被銷(xiāo)毀無(wú)法查詢(xún)。保管期限的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)形成常態(tài)化，逐年對(duì)應(yīng)，以便于查找。 二是同一保管期限下不同類(lèi)文件的分類(lèi)與排列。在同一保管期限內(nèi)，首先應(yīng)確定責(zé)任單位，將同一責(zé)任單位的文件放到一起，然后在相同責(zé)任單位下將相同類(lèi)問(wèn)題的文件放到一起，隨后按照重要程度對(duì)不同類(lèi)的問(wèn)題進(jìn)行排列。對(duì)于收費(fèi)站來(lái)說(shuō)，最好將與收費(fèi)工作相關(guān)的問(wèn)題放在最前方，隨后是安全、行政、人事、黨群、其他等。值得一提的是，所有保管期限下可以都按照此順序進(jìn)行排列，不但便于分類(lèi)，還可以大大提高檢索效率，提高檔案的利用率。 三、檔案的整理要規(guī)范 確定了檔案的保管期限和分類(lèi)順序后，就進(jìn)入檔案的裝訂、打號(hào)目錄錄入、掃描和裝盒環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，但越是簡(jiǎn)單就越容易出錯(cuò)，因此一定要做到認(rèn)真、仔細(xì)。
總之，文書(shū)檔案的整理是一項(xiàng)非常艱巨而重要的工作，要做好此項(xiàng)工作，還要求檔案人員要具備高度的責(zé)任心、單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、建立健全完善的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案的日常檢查等，這樣才可以切實(shí)提高文書(shū)檔案的利用效果，切實(shí)發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的保存價(jià)值。